Eventmarketing: So werden Sie gehört
Jubiläumsfeier, Messe, Konferenz oder «Tag der offenen Tür»: Wenn die Vorbereitungen für Ihren Anlass auf Hochtouren laufen, dürfen Marketing und Kommunikation nicht vergessen gehen. Diese Werkzeuge helfen Ihnen von A bis Z.
Anlässe sind aufwendig und kostspielig. Holen Sie für Ihr Unternehmen und Ihre Gäste das Maximum heraus! Dazu gehören nicht nur die saubere organisatorische und inhaltliche Planung und Durchführung des Events (Ratgeber «Events richtig organisieren und versichern»). Ebenso wichtig ist der richtige Mix aus begleitenden Marketing- und Kommunikationsmassnahmen, mit denen Sie Ihre Botschaften vermitteln und für den Anlass werben. On- und offline haben Sie dafür eine Vielzahl von Möglichkeiten. So gehen Sie Schritt für Schritt vor.
Schritt 1: Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Legen Sie darin fest, welche Informationen Sie wem zu welchem Zeitpunkt kommunizieren möchten: vom Save-the-Date, über die Einladung, die Erinnerung sowie die Kommunikation während und nach der Veranstaltung. Sie kennen Ihre Zielgruppe. Wie und wo erreichen Sie sie am besten? Und was passt zu Ihrer Firma und zum Anlass?
Schritt 2: Kommunikation vor dem Event
Künden Sie Ihre Veranstaltung spätestens drei Monate im Voraus an. Die Details können Sie in den anschliessenden Wochen laufend kommunizieren. Informieren Sie Ihre Gäste oder Zielgruppen im Vorfeld mindestens über das Programm, Anreise, Verpflegung sowie Informations- und Kontaktoptionen.
Ihre Werkzeuge:
- Eine Website – zum Beispiel eine Unterseite Ihrer Firmenwebsite – eignet sich als zentraler Ort, wo alle Informationen leicht zugänglich sind. Kommunizieren Sie die Adresse als Kurz-URL oder über einen QR-Code zum Beispiel auch auf der Einladung.
- E-Mail-Newsletter sind eine schnelle, kostengünstige Möglichkeit, um Ihre Zielgruppe anzusprechen. Mit einem E-Mail-Marketing-Tool können Sie den Prozess vereinfachen. Persönlicher und eleganter sind per Post oder per persönlichem E-Mail verschickte Einladungen.
- Nutzen Sie Social Media, um Ihren Anlass bekannt zu machen, je nachdem, wo Ihre Zielgruppe ist: Instagram, Facebook, LinkedIn, X etc.
- Für grosse Veranstaltungen lohnt sich allenfalls eine Event-App, über die Informationen für alle Beteiligten zur Verfügung gestellt werden können. Darüber lassen sich auch Umfragen und Gruppenchats durchführen.
- Auch Blogbeiträge, Inserate, Veranstaltungskalender, Flyer, Plakate, Mund-zu-Mund-Propaganda usw. können passende Begleitmassnahmen sein.
Schritt 3: Kommunikation während des Events
Kurz vor und während des Events kommunizieren Sie alle wichtigen Informationen direkt den Teilnehmenden. So sind Sie sicher, dass auch kurzfristige Änderungen ankommen. Kommunikationsmassnahmen können auch während einer Veranstaltung sehr effektiv sein und zusätzlichen Nutzen für die Gäste stiften.
Ihre Werkzeuge:
- Auch hier kann bei grossen Veranstaltungen die Event-App zum Einsatz kommen. Sie liefert Hinweise über Agenda, Räumlichkeiten etc., bietet Kontakte für Fragen und macht Live-Umfragen möglich.
- Über Social Media können Sie bereits Bilder und Beiträge zur Verfügung stellen oder den Anlass sogar live streamen.
- SMS kann ein Tool sein, um schnell eine wichtige Information zu vermitteln, die alle sehen sollten.
Schritt 4: Kommunikation nach dem Event
Jetzt geht es darum, allen Gästen und am Anlass Beteiligten noch einmal zu danken. Das stärkt die persönliche Beziehung.
Ihre Werkzeuge:
- Eine Feedback-Umfrage holt die Meinung Ihrer Gäste zum Anlass ab. Lob ist schön, aber gerade die kritischen Rückmeldungen helfen Ihnen dabei, beim nächsten Mal noch besser zu werden.
- E-Mail-Marketing: Dieses Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, erneut mit den Gästen in Kontakt zu treten, zum Beispiel im Hinblick auf Fotos des Anlasses, die nächste Veranstaltung, zusätzliche Informationen zum Thema etc.
- Publizieren Sie Berichte über den Anlass, Videos oder Medienmitteilungen auf Ihrer Website und auf Social Media.
- Oft freuen sich die Gäste über eine Fotogalerie professioneller Fotos, von der sie ihre Bilder herunterladen können. Beachten Sie dabei, dass die Gäste ihre Einwilligung geben müssen, wenn Fotos von ihnen geschossen werden.
Noch ein Tipp:
Ob Festanlass, Kundenevent oder Jubiläumsfeier: Eine Eventversicherung schützt Sie vor den finanziellen Konsequenzen, falls Ihr Anlass nicht durchgeführt werden kann oder verschoben werden muss.