Nebenkosten: Rechtsgrundlagen und praktische Tipps

Tipps, Infos und rechtliche Grundlagen

In der Nebenkostenabrechnung dürfen nur Kosten verrechnet werden, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen (vgl. Art. 257a Abs. 1 OR) und beim Vermieter auch tatsächlich anfallen (vgl. Art. 257b Abs. 1 OR).

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie die Nebenkosten vereinbart bzw. abgerechnet werden können:

Akonto- oder Pauschalzahlung bei Nebenkosten 

Je nachdem, was im Mietvertrag vereinbart worden ist, werden die Nebenkosten mittels monatlicher Akonto- oder Pauschalbeträge verrechnet.

Die Mieterschaft bezahlt monatlich einen bestimmten Betrag im Voraus. Die Vermieterschaft erstellt dann mindestens jährlich eine Nebenkostenabrechnung und legt diese der Mieterschaft vor (vgl. Art. 4 Abs. 1 VMWG). Das Gesetz schreibt keine Frist vor, innert welcher die Nebenkostenabrechnung erstellt werden muss. In gewissen Fällen sieht der Mietvertrag eine Frist vor, wobei es sich hierbei eher um eine Ordnungsvorschrift handelt. Kommt die Vermieterschaft ihrer Verpflichtung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung gar nicht nach, kann dies nötigenfalls gerichtlich durchgesetzt werden.

Fällt die Summe der Akontozahlungen kleiner aus als die effektiven Kosten, kann die Vermieterschaft eine Nachforderung stellen. Zu viel bezahlte Akontobeträge müssen hingegen rückerstattet werden.

Bei dieser Art der Nebenkostenabrechnung bezahlen die Mieter:innen also die tatsächlich anfallenden Kosten, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen.

Wichtig zu wissen: Der vertraglich vereinbarte Akonto-Betrag ist keine Sicherheit resp. Zusicherung dafür, dass sich die Nebenkosten effektiv in diesem Rahmen bewegen. Gemäss Bundesgericht darf die Mieterschaft nicht darauf vertrauen, dass die Akontozahlungen den tatsächlichen Nebenkosten entsprechen. Es handelt sich lediglich um vorläufige Zahlungen, wobei die jährliche Nebenkostenabrechnung massgebend ist.

Es ist deshalb empfehlenswert, sich vor Mietantritt nach den bisherigen Nebenkosten allfälliger Vormieter:innen zu erkundigen.

Werden die Nebenkosten mittels monatlicher Pauschalzahlungen geleistet, erfolgt keine jährliche Nebenkostenabrechnung.

Die Nebenkosten sind somit als fester Betrag vereinbart. Diese Art der Abrechnung entbindet jedoch nicht von der Pflicht, die einzelnen Nebenkosten im Mietvertrag auszuscheiden - es muss ersichtlich sein, für welche Nebenkosten die Pauschale geleistet wird.

Da keine separate Nebenkostenabrechnung erstellt wird, können keine Nachforderungen gestellt werden - es erfolgen jedoch auch keine Rückerstattungen. Somit ist unbeachtlich, ob die effektiven Aufwendungen der Vermieter:innen tatsächlich höher oder tiefer gewesen wären.

Wichtig:  

Das Schweizer Mietrecht geht davon aus, dass die bei den Vermieter:innen anfallenden Nebenkosten mit der Bezahlung des Mietzinses abgegolten sind. Deshalb müssen Mieter:innen nur diejenigen Nebenkosten bezahlen, die besonders vereinbart worden sind (vgl. Art. 257a Abs. 2 OR). Nebenkosten, die nicht besonders vereinbart worden sind, gelten als im Mietzins inbegriffen und dürfen nicht zusätzlich in Rechnung gestellt werden.

Als besondere Vereinbarung gilt beispielsweise das Aufführen der Nebenkosten im Mietvertrag. Der blosse Verweis auf allfällige allgemeine Vertragsbedingungen genügt gemäss Bundesgericht nicht – die Nebenkosten müssen grundsätzlich im Mietvertrag selbst aufgelistet sein. Auch genügt die Bezeichnung «allgemeine Nebenkosten» nicht. Die einzelnen Nebenkostenpositionen müssen hinreichend genau aufgelistet sein, andernfalls sind diese nicht von der Mieterschaft geschuldet. Dies, weil die Nebenkostenpositionen sonst nicht konkret bestimmt oder bestimmbar sind.

Eine Ausnahme gilt lediglich für die Heizungs- und Warmwasserkosten: Das Gesetz hält in Art. 5 VMWG fest, welche Aufwendungen als Nebenkosten ausgeschieden werden können. Es genügt deshalb, im Mietvertrag lediglich «Heizkosten» zu erwähnen.

Mieter:innen haben das Recht auf eine nachvollziehbare und detaillierte Nebenkostenabrechnung. Das Gesetz schreibt zwar keine bestimmte Darstellungsform vor, legt aber fest, dass ein Anspruch auf eine detaillierte Abrechnung und Aufteilung der Heiz- und Warmwasseraufbereitungskosten sowie auf Mitteilung des Anfangs- und Endbestandes des Heizmaterials besteht (Art. 8 VMWG).

Zusätzlich haben Mieter:innen das Recht, die Belege zur Nebenkostenabrechnung einzusehen. Sie können auch Fotos oder Kopien der Belege anfertigen, allerdings auf eigene Kosten. Wichtig ist hier zu wissen, dass die Mieter:innen kein Recht darauf haben, dass ihnen die Belege zugeschickt werden. Sie können die Belege jedoch in der Wohnung oder am Geschäftssitz der Vermieterschaft bzw. der Verwaltung einsehen.

Das Recht auf Belegeinsicht besteht auch bei pauschalen Nebenkosten, d.h. wenn keine jährliche Abrechnung erfolgt. Dies deshalb, weil die pauschalen Nebenkosten auf den Durchschnittswerten von drei Jahren beruhen müssen (vgl. Art. 4 Abs. 2 VMWG). Um dies überprüfen zu können, hat die Mieterschaft das Recht, die Belege einzusehen.

Ohne Einsicht in die Belege der Nebenkostenabrechnung kann zwar überprüft werden, ob die verrechneten Nebenkostenpositionen auf die Mieterschaft überwälzt werden dürfen (nämlich dann, wenn sie besonders vereinbart sind), die Höhe der verrechneten Kosten kann jedoch nicht abschliessend beurteilt werden.

Zu den Nebenkosten zählen alle Kosten, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen (vgl. Art. 257a Abs. 1 OR) und tatsächlich angefallen sind (vgl. Art. 257b Abs. 1 OR). Die mit der Sache verbundenen Lasten und öffentlichen Abgaben haben die Vermieter:innen zu tragen (vgl. Art. 256b OR). Überwälzbare Nebenkosten sind beispielsweise:

• Heizung und Warmwasser
• Wasser und Abwasser
• Allgemeinstrom (in gemeinschaftlich genutzten Räumen wie Treppenhaus und Waschküche)
• Hauswart:in
• TV-Gebühren (Grundnutzungsgebühren)
• Lift
• Serviceverträge für die Wartung (z.B. Lift)
• Verwaltungshonorar (vgl. nachfolgend)

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung kann die Vermieterschaft ein Honorar in Rechnung stellen. Dieses kann entweder nach Aufwand oder aber mittels Pauschale verrechnet werden. Abhängig von der jeweiligen kantonalen Rechtsprechung kann das Verwaltungshonorar um die 4 % (oder gar mehr) der gesamten Nebenkosten betragen.

Wird das Verwaltungshonorar anhand des tatsächlich für die Verwaltungstätigkeit anfallenden Aufwandes verrechnet, so kann es sein, dass diese effektiven Kosten höher als die örtlich zulässigen Pauschalansätze sind. Dies ist zulässig.

Eine detaillierte Liste der zulässigen und unzulässigen Nebenkosten finden Sie beim Mieterinnen- und Mieterverband. Beachten Sie, dass diese Liste nicht unumstritten ist.

Die Frage nach den durchschnittlichen Nebenkosten in der Schweiz ist komplex und nicht so einfach zu beantworten, da die Nebenkosten von vielen Faktoren abhängen. So kommt es beispielsweise darauf an, wie viele Nebenkosten vertraglich vereinbart worden sind, wie hoch die aktuellen Strompreise sind oder, ob die Hauswartung durch eine Privatperson oder eine Unternehmung erfolgt.

Wichtig zu wissen ist: Es gibt keine Grenze nach oben, wie hoch die Nebenkosten sein dürfen. Sind die Kosten der Vermieterschaft tatsächlich im verrechneten Umfang angefallen und sind die Nebenkostenpositionen gültig vereinbart worden, so sind diese von den Mieter:innen geschuldet.

Wenn in der Vergangenheit nach Erhalt einer korrekten Nebenkostenabrechnung hohe Nachzahlungen erforderlich waren, kann es sinnvoll sein, die monatlichen Akonto-Beiträge zu erhöhen.

Dies kann entweder einvernehmlich geschehen mittels einer Vereinbarung zwischen den Parteien oder aber auch auf Initiative der Mieterschaft. Will die Vermieterschaft eine Erhöhung der monatlichen Akonto-Beträge aber einseitig durchsetzen - ohne, dass die Mieter:innen damit einverstanden sind - muss dies zwingend auf einem amtlichen Formular geschehen. Diese einseitige Vertragsänderung durch die Vermieterschaft kann zudem nur auf den nächstmöglichen Kündigungstermin eintreten und muss den Mieter:innen mindestens zehn Tage vor Beginn der Kündigungsfrist mitgeteilt werden (vgl. Art. 269d OR).

Sollen die monatlichen Pauschalzahlungen erhöht werden, weil sie gemäss der Vermieterschaft nicht mehr kostendeckend sind, so müssen ebenfalls die Regelungen der einseitigen Vertragsänderung eingehalten werden. Die Vermieter:innen müssen in einem solchen Fall nachweisen können, dass die Erhöhung aufgrund gestiegener Kosten angemessen ist. Dafür muss auf die Durchschnittskosten der letzten drei Jahre abgestellt werden.

Wollen die Vermieter:innen im laufenden Mietverhältnis die Nebenkosten neu regeln, so handelt es sich ebenfalls um eine einseitige Vertragsänderung. Sie müssen somit die Vorgaben von Art. 269d OR einhalten (vgl. oben: insbesondere Fristen und Termine).

Wollen Vermieter:innen Nebenkosten abrechnen, welche bis anhin als mit dem Nettomietzins bezahlt galten, so muss diese Vertragsänderung für die Mieterschaft kostenneutral erfolgen. Das heisst, der Nettomietzins muss um den Betrag reduziert werden, der aufgrund von Abrechnungen von mindestens drei unmittelbar der Vertragsänderung vorangehenden Jahren, für die inskünftig separat erhobenen Nebenkosten angefallen ist.

Wollen Vermieter:innen neue Nebenkosten abrechnen, die bis anhin gar nicht angefallen sind (z.B. neu eingebauter Personenaufzug), muss dies klar kommuniziert werden. In diesem Fall muss der Nettomietzins nicht reduziert werden, da die Kosten vorher nicht existierten und somit auch nicht als im Nettomietzins inkludiert galten.

Eine einseitige Vertragsänderung durch die Vermieterschaft kann von den Mieter:innen innert 30-tägiger Frist bei der Schlichtungsstelle als missbräuchlich angefochten werden.

Kontaktieren Sie die Vermieterschaft und teilen Sie ihr mit, welche Punkte Sie in der Nebenkostenabrechnung beanstanden. Begründen Sie dies und setzen Sie der Vermieterschaft eine angemessene Frist an, um die Nebenkostenabrechnung zu korrigieren. Bitten Sie zugleich um einen Mahnstopp, bis die Angelegenheit geklärt ist.

Zu Beweiszwecken empfehlen wir Ihnen, die Vermieterschaft jeweils per Einschreiben zu kontaktieren. Bewahren Sie eine Kopie des Schreibens und des Postsendungsbelegs auf.

Die herrschende Lehre geht davon aus, dass Nachforderungen der Vermieter:innen aus einer Abrechnungsperiode nach fünf Jahren verjähren. Die Frist beginnt mit Ende der vereinbarten Abrechnungsperiode bzw. mit Ende des Mietverhältnisses.

Wenn Sie den Mietzins oder die Nebenkosten nicht fristgerecht begleichen, kann Ihnen der Vermieter, die Vermieterin eine Zahlungsfrist von 30 Tagen setzen und gleichzeitig eine Kündigungsandrohung aussprechen. Sollten Sie innerhalb dieser 30 Tage nicht zahlen, haben Vermieter:innen das Recht, den Mietvertrag mit einer weiteren Frist von 30 Tagen zum Monatsende zu kündigen (vgl. Art. 257d OR).

Wenn Sie mit der Nebenkostenabrechnung nicht einverstanden sind und die Rechnung vorerst nicht zahlen möchten bis alle Unklarheiten beseitigt sind, empfiehlt es sich, schriftlich einen Zahlungsaufschub / Mahnstopp beim Vermieter oder der Vermieterin zu beantragen. Zu Beweiszwecken empfehlen wir Ihnen, die Vermieterschaft per Einschreiben um Zahlungsaufschub / Mahnstopp zu ersuchen. Bewahren Sie eine Kopie des Schreibens sowie des Postsendungsbelegs auf.

Ist die Vermieterschaft mit einem Zahlungsaufschub / Mahnstopp nicht einverstanden, empfehlen wir Ihnen, die Rechnung zu bezahlen - dies aber ausdrücklich unter Rückforderungsvorbehalt. Teilen Sie der Vermieterschaft hierfür per Einschreiben mit, dass Sie die Rechnung unter Rückforderungsvorbehalt bezahlen, rein mit dem Zweck, eine Betreibung und / oder eine Kündigung infolge Zahlungsverzugs zu verhindern.

Kontrollieren Sie in einem ersten Schritt, ob die Positionen auf der Nebenkostenabrechnung auch klar vertraglich vereinbart worden sind. Prüfen Sie hierfür Ihren Mietvertrag und die Auflistung der Nebenkosten. Der Mieterschaft dürfen nur diejenigen Nebenkosten verrechnet werden, die besonders vereinbart worden sind.

In einem zweiten Schritt können Sie prüfen, ob die Nebenkosten mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen. Nicht zulässig ist beispielsweise das Weiterverrechnen von Reparaturarbeiten oder Unterhaltskosten.

Wie genau die Nebenkosten auf die Mieter:innen verteilt werden, schreibt das Gesetz nicht vor. Auch gibt es keine absolute Gerechtigkeit, weshalb man sich nicht direkt mit seinen Nachbaren vergleichen kann. Der von der Vermieterschaft angewendete Verteilschlüssel muss einzig nachvollziehbar und sachgerecht sein.

Haben Sie den Verdacht, dass die verrechneten Aufwände nicht so angefallen sind, so ersuchen Sie um Belegeinsicht bei der Verwaltung / Vermieterschaft und überprüfen Sie die Beträge. Nutzen Sie hierfür die nachfolgend zum Download bereitgestellte Vorlage. Überprüfen Sie bei allfälligen Nachforderungen, welche länger zurückliegen immer, ob diese allenfalls verjährt sein könnten.

Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einer Expertin / einem Experten beraten, um die Nebenkostenabrechnung zu prüfen.

Viele Mietverträge sehen eine Frist von 30 Tagen vor, um die Nebenkostenabrechnung anzufechten. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine gesetzliche Frist, weshalb die Nebenkosten auch nach Ablauf dieser Frist in Frage gestellt werden dürfen.

Die Grundlage für eine Rückforderung ändert sich jedoch. Der Anspruch untersteht dann neu bereicherungsrechtlichen Kriterien, was insbesondere auf die Länge der Verjährungsfrist Auswirkung hat.

Achten Sie stets darauf, dass Sie nicht in Zahlungsverzug geraten. Ansonsten kommt der Vermieterschaft ein Kündigungsrecht gestützt auf Art. 257d OR zu (vgl. diesbezüglich unter «Nebenkosten einfach nicht zahlen?»).

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass dieser Inhalt und die zur Verfügung gestellten Unterlagen als allgemeine Rechtsauskunft zu werten sind. Sie ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Mobiliar und die Protekta lehnen jegliche Haftung im Zusammenhang mit dem Inhalt dieses Beitrags ab.