Zahlungsverzug bei Kund:innen – was KMU tun können

Ein:e Kund:in gilt als säumig, sobald eine fällige Rechnung nicht innert der vereinbarten Zahlungsfrist bezahlt wird. Ist auf der Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum angegeben (Beispiel: zahlbar innert 30 Tagen), tritt der Zahlungsverzug automatisch ein, wenn diese Frist verstrichen ist. Wurde kein fixer Zahlungstermin vereinbart, gerät der Schuldner oder die Schuldnerin erst nach einer ersten Mahnung in Verzug.

Die Gründe für ausbleibende Zahlungen sind vielfältig, zum Beispiel:

• Liquiditätsprobleme auf Seiten der Kundschaft
• Vergessene oder fehlerhafte Rechnungen
• Unzufriedenheit mit der Leistung
• Absichtliches Hinauszögern der Zahlung (z. B. bei Grosskund:innen)

Für Unternehmer:innen können ausstehende Zahlungen schwerwiegende Folgen haben. Einerseits leidet die eigene Liquidität, was die Zahlung von Löhnen oder Sozialversicherungen oder auch die Bezahlung von Lieferant:innen erschwert.

Andererseits entsteht ein zusätzlicher administrativer Aufwand: Es müssen Zahlungserinnerungen verschickt, Rückfragen beantwortet und eventuell juristische Schritte eingeleitet werden. Nicht zuletzt kann – je nach finanzieller Lage – ein grösserer Zahlungsverzug das gesamte Unternehmen ins Wanken bringen.

Eingangs sei festgehalten, dass das nachfolgende Vorgehen eine Empfehlung darstellt. Die erwähnten Fristen sind nicht im Gesetz festgehalten und deshalb auch nicht verpflichtend. Es steht der Gläubigerin resp. dem Gläubiger frei, direkt eine Mahnung zu verschicken oder gar direkt eine Betreibung einzuleiten.

1. Ausgangspunkt ist die Fälligkeit der Rechnung: Wurde ein konkretes Zahlungsziel festgelegt (zum Beispiel «zahlbar innert 30 Tagen»), tritt der Zahlungsverzug automatisch nach Ablauf dieser Frist ein. Fehlt ein fixer Termin, beginnt der Verzug erst mit dem Versand einer ersten Mahnung.
    
2. Bleibt die Zahlung nach Ablauf der vereinbarten Frist aus, sollte nach etwa 10 bis 14 Tagen eine freundliche Zahlungserinnerung erfolgen. Diese informiert über die ausstehende Rechnung und setzt ein neues Zahlungsziel, meist innert sieben Tagen.
    
3. Führt auch die Zahlungserinnerung zu keinem Ergebnis, folgt in der Regel nach weiteren sieben bis zehn Tagen eine erste Mahnung. Diese Mahnung sollte förmlich formuliert sein, die Forderung klar beziffern und auf mögliche Verzugszinsen oder Mahngebühren hinweisen – vorausgesetzt, diese wurden im Vorfeld vertraglich oder in den AGB vereinbart.
    
4. Erfolgt weiterhin keine Zahlung, ist es Zeit für eine letzte Mahnung. Sie enthält eine letzte Frist zur Zahlung und kündigt unmissverständlich rechtliche Schritte an, etwa die Beauftragung eines Inkassobüros oder die Einleitung eines Betreibungsverfahrens.
    
5. Bleibt auch diese letzte Frist ergebnislos, stehen bei anhaltendem Zahlungsverzug zwei Wege offen: Entweder die Übergabe der Forderung an ein Inkassounternehmen oder der direkte Gang zum zuständigen Betreibungsamt (siehe folgenden Abschnitt).

Wenn mehrere Mahnungen erfolglos bleiben, stellt sich die Frage: wie weiter? Ein mögliches Vorgehen ist die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Diese Dienstleister übernehmen das gesamte Forderungsmanagement und versuchen, die ausstehende Zahlung in aussergerichtlicher Weise durchzusetzen – oft auf Erfolgsbasis oder gegen eine feste Gebühr. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn die eigene Buchhaltung nicht über die nötigen Ressourcen verfügt, um allen Zahlungsverzügen nachzugehen.

Eine andere Möglichkeit bei ausstehendem Zahlungsverzug ist das Betreibungsverfahren. Dabei reicht der oder die Gläubiger:in beim zuständigen Betreibungsamt ein Betreibungsbegehren ein. Die Folge ist ein Zahlungsbefehl an die Schuldnerpartei. Erfolgt kein Widerspruch (Rechtsvorschlag), kann die Betreibung fortgesetzt werden – etwa durch Pfändung oder Konkursandrohung. Dieses Verfahren ist in der Schweiz relativ unkompliziert und kostengünstig.

In der Schweiz verjähren Forderungen aus Lieferungen und Dienstleistungen in der Regel nach fünf Jahren. Danach kann eine unbezahlte Rechnung rechtlich nicht mehr eingefordert werden. Wer also zu lange zuwartet, riskiert, auf der Forderung sitzenzubleiben.

Eine häufige Fehleinschätzung besteht darin zu glauben, dass Mahnungen die Verjährungsfrist unterbrechen. Das ist jedoch nicht der Fall. Nur eine gerichtliche Klage oder ein eingeleitetes Betreibungsverfahren pausiert die Verjährung rechtswirksam. KMU sollten daher bei längeren Zahlungsverzügen nicht zögern, zeitnah die nächsten Schritte einzuleiten.

Eine der effektivsten Möglichkeiten, Zahlungsausfälle zu vermeiden, ist die Vorauskasse. Insbesondere bei neuen Kund:innen kann sie als Sicherheitsinstrument dienen. Doch wann ist sie angebracht, und wie wird sie richtig umgesetzt?

Vorauskasse bedeutet, dass der oder die Kund:in die vereinbarte Summe ganz oder teilweise bezahlt, bevor die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wird. Diese Zahlungsform bietet für KMU einen wirksamen Schutz vor Zahlungsausfällen – insbesondere bei Erstbestellungen, bei unbekannten Kund:innen oder bei Aufträgen mit hohen Beträgen.

Damit die Vorauskasse rechtlich wirksam ist, muss sie vertraglich vereinbart oder klar in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geregelt sein. Empfehlenswert ist eine transparente Kommunikation mit den Kund:innen, um Missverständnissen vorzubeugen.

Nicht jede Kundschaft zahlt zuverlässig. Deshalb lohnt es sich, bei grösseren Aufträgen oder vor der Zusammenarbeit mit neuen Kund:innen die Bonität zu prüfen – vor allem, wenn es um hohe Beträge oder längere Zahlungsziele geht.

Während viele KMU bei Firmenkund:innen zumindest eine informelle Einschätzung der Zahlungsfähigkeit vornehmen, werden Bonitätsprüfungen bei Privatpersonen selten genutzt – obwohl sie in bestimmten Fällen sinnvoll wären. Bei grösseren Beträgen oder längerfristigen Aufträgen ist es durchaus legitim, die Zahlungsfähigkeit der Kundschaft im Vorfeld zu prüfen.

Für Privatpersonen gilt allerdings der Datenschutz. Eine Bonitätsprüfung ist nur zulässig, wenn die betroffene Person ausdrücklich zustimmt – etwa durch eine entsprechende Klausel in der Offerte, im Vertrag oder den AGB.

Die beste Strategie gegen Zahlungsausfälle ist eine klare, professionelle Struktur im gesamten Abrechnungsprozess. Dazu gehört zunächst eine saubere vertragliche Grundlage: Zahlungsbedingungen sollten eindeutig formuliert und in den AGB geregelt sein. Wer beispielsweise Mahngebühren oder Verzugszinsen geltend machen will, muss dies vorgängig kommuniziert haben.

Auch im Tagesgeschäft lassen sich Risiken durch geschickte Kombinationen von Zahlungsmodellen reduzieren. So kann statt der kompletten Vorauskasse auch eine Anzahlung verlangt werden – etwa 30 bis 50 Prozent des Gesamtbetrags. Alternativ kann ein Skonto angeboten werden, also ein Preisnachlass bei besonders schneller Zahlung. Das erhöht die Motivation zur fristgerechten Begleichung der Rechnung.

Nicht zuletzt sollten Rechnungsstellung und Mahnwesen intern gut organisiert sein. Eine professionelle Rechnung sollte ein klares Fälligkeitsdatum enthalten. Wird dieses nicht eingehalten, folgt idealerweise eine Zahlungserinnerung – danach eine förmliche Mahnung mit neuer Frist. Je konsequenter und transparenter der Ablauf, desto geringer ist das Risiko, dass Zahlungen ausbleiben.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass dieser Inhalt und die zur Verfügung gestellten Unterlagen als allgemeine Rechtsauskunft zu werten sind. Sie ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Mobiliar und die Protekta lehnen jegliche Haftung im Zusammenhang mit dem Inhalt dieses Beitrags ab.