Gedeckter Tisch für ein Bankett
Ratgeber

Events richtig organisieren und versichern

Ohne Sorgen planen und feiern

Auch bei einer perfekt geplanten Veranstaltung kann etwas schief gehen. Wer zahlt, wenn ein Sturm das Festzelt zerstört? Wie vorgehen, wenn die Musikanlage gestohlen wird? Was, wenn sich Ihre Gäste gleich reihenweise mit Salmonellen infizieren? Hier springt die Eventversicherung ein. Zwar kann auch sie solches nicht verhindern, Sie jedoch vor den Folgekosten schützen.  

Ein Beispiel: Als Verein oder Organisationskomitee (OK) bilden Sie eine sogenannte einfache Gesellschaft und haften solidarisch für Ihren Anlass. Angenommen, der Grill explodiert und das Partyzelt brennt ab, können alle Mitglieder des Komitees zur Kasse gebeten werden.  

Schützen Sie sich vor solchen Risiken, damit Sie nach dem Fest keine bösen Überraschungen erleben. 

Eine gute Eventorganisation ist wichtig

Jeder Event ist anders, eines bleibt gleich: Eine gute Event-Organisation hilft, das Unplanbare zu minimieren. Ob Hochzeit, Party, Vereinsanlass oder Grümpelturnier, es gilt vor, während und nach dem Event an vieles zu denken. 

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Checkliste für eine professionelle Eventplanung

Unsere 10 Tipps helfen Ihnen, damit Sie beim Event organisieren strukturiert vorgehen können. 

Roter Faden: Nicht jeder Anlass braucht ein Motto, aber wenn es einen roten Faden gibt, der durch den Event führt, dann diesen zu Beginn definieren.

Eckdaten wie Datum, Zielgruppe (Gäste) und Ort frühzeitig festlegen.

Infrastruktur: Den gewünschten Raum reservieren und das benötigte Inventar organisieren. Extra-Tipp: Bei Sport- und Spielgeräten wie Hüpf- und Springburgen oder Trampolinen lohnt sich deren Verfügbarkeit frühzeitig abzuklären.

Budget: Vor den ersten Ausgaben unbedingt das Budget klären und einen Budgetplan aufstellen. Mit welchen Kosten und welchen Einnahmen rechnen Sie? Was, wenn der Event nicht durchgeführt werden kann? Denken Sie auch an einen möglichen Ertragsausfall.

Zeitplan: Sobald die Eckdaten stehen, den Zeitplan aufstellen, den Programmablauf festlegen und die Verantwortlichkeiten klären. Dabei genügend Zeit für Auf- und Abbau einplanen.

Event-Kommunikation ist vielfältig: Gäste einladen, Flyer drucken oder Event auf Social Media teilen. Planen Sie genügend Zeit ein, um Ihre Kommunikation aufzusetzen.

Bewilligungen beim Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt rechtzeitig einholen. Informieren Sie sich über Eingabefristen.

Inventar: Vor dem Event das gesamte Inventar prüfen und auf einer Liste (inkl. Wertangabe) aufführen.

Ruhe bewahren: Auch wenn es während dem Event nicht wie geplant läuft: In schwierigen Momenten die Ruhe bewahren und das Beste daraus machen.

Lernen: Nach dem Event ein Debriefing mit allen Beteiligten durchführen und die Erkenntnisse für den nächsten Event festhalten.

Unbeschwert feiern mit der Eventversicherung

Die Eventversicherung der Mobiliar bietet eine auf Ihren Event zugeschnittene Versicherungslösung. Ob Gewerbeausstellung, ein Handballvereinsanlass oder ein Strassenfest: Die Deckung passt sich Ihrem Event an.  

Grundsätzlich umfasst die Eventversicherung:  

  • Haftpflichtversicherung  
  • Sachversicherung inkl. Ertragsausfall und Mehrkosten  
  • Transportversicherung  
  • Technische Versicherung  
  • Rechtsschutz  

Verschiedene Aspekte spielen bei der Berechnung Ihrer Prämie eine Rolle. Unter anderem die Art des Events, die Anzahl Teilnehmende oder der erwartete Umsatz. Weiter wird auch die Infrastruktur und das Inventar aufgenommen. Haben Sie eine Hüpfburg oder andere Sport- und Spielgeräte eingeplant? Gibt es ein Feuerwerk?  

Gut zu wissen: Die Zeit zum Auf- und Abbauen der Eventinfrastruktur ist während sieben Tagen vor und nach dem Event abgedeckt. 

Tipp: Vermeiden Sie Doppelversicherung

In gewissen Vereinshaftpflicht- und Betriebshaftpflicht-Versicherungen sind jährliche und regelmässig wiederkehrende Vereinsveranstaltungen bereits mitversichert. Prüfen Sie, wie weit Ihr Schutz geht und ergänzen Sie diesen bei Bedarf mit der Eventversicherung.