Eventmarketing: So werden Sie gehört

Anlässe sind aufwendig und kostspielig. Holen Sie für Ihr Unternehmen und Ihre Gäste das Maximum heraus! Dazu gehören nicht nur die saubere organisatorische und inhaltliche Planung und Durchführung des Events (Ratgeber «Events richtig organisieren und versichern»). Ebenso wichtig ist der richtige Mix aus begleitenden Marketing- und Kommunikationsmassnahmen, mit denen Sie Ihre Botschaften vermitteln und für den Anlass werben. On- und offline haben Sie dafür eine Vielzahl von Möglichkeiten. So gehen Sie Schritt für Schritt vor.  

Legen Sie darin fest, welche Informationen Sie wem zu welchem Zeitpunkt kommunizieren möchten: vom Save-the-Date, über die Einladung, die Erinnerung sowie die Kommunikation während und nach der Veranstaltung. Sie kennen Ihre Zielgruppe. Wie und wo erreichen Sie sie am besten? Und was passt zu Ihrer Firma und zum Anlass? 

Denken Sie Ihre Kommunikation von Anfang an auch mobil für Smartphones. Kurze Texte, klare Strukturen und gut sichtbare Handlungsaufforderungen helfen Ihrer Zielgruppe, schnell das Wichtigste zu erfassen.

Künden Sie Ihre Veranstaltung spätestens drei Monate im Voraus an. Die Details können Sie in den anschliessenden Wochen laufend kommunizieren. Informieren Sie Ihre Gäste oder Zielgruppen im Vorfeld mindestens über das Programm, Anreise, Verpflegung sowie Informations- und Kontaktoptionen.

Ihre Werkzeuge:

• Eine Website – zum Beispiel eine Unterseite Ihrer Firmenwebsite – eignet sich als zentraler Ort, wo alle Informationen leicht zugänglich sind. Kommunizieren Sie die Adresse als Kurz-URL oder über einen QR-Code zum Beispiel auch auf der Einladung.
• E-Mail-Newsletter sind eine schnelle, kostengünstige Möglichkeit, um Ihre Zielgruppe anzusprechen. Mit einem E-Mail-Marketing-Tool können Sie den Prozess vereinfachen. Persönlicher und eleganter sind per Post oder per persönlichem E-Mail verschickte Einladungen.
• Nutzen Sie Social Media gezielt dort, wo Ihre Zielgruppe aktiv ist. Kurze Videos, Bilder, Story-Formate oder Live-Einblicke eignen sich besonders gut, um Aufmerksamkeit zu schaffen und Emotionen zu transportieren – vor, während und nach dem Anlass.
• Für grosse Veranstaltungen lohnt sich allenfalls eine Event-App, über die Informationen für alle Beteiligten zur Verfügung gestellt werden können. Darüber lassen sich auch Umfragen und Gruppenchats durchführen.
• Auch Blogbeiträge, Inserate, Veranstaltungskalender, Flyer, Plakate, Mund-zu-Mund-Propaganda usw. können passende Begleitmassnahmen sein.  

Kurz vor und während des Events kommunizieren Sie alle wichtigen Informationen direkt den Teilnehmenden. So sind Sie sicher, dass auch kurzfristige Änderungen ankommen. Kommunikationsmassnahmen können auch während einer Veranstaltung sehr effektiv sein und zusätzlichen Nutzen für die Gäste stiften. 

Ihre Werkzeuge:

• Über Social Media können Sie bereits Bilder und Beiträge zur Verfügung stellen oder den Anlass sogar live streamen.
• Verwenden Sie WhatsApp, SMS oder andere Möglichkeiten für Push-Nachrichten, um schnell eine wichtige Information zu vermitteln, die alle sehen sollten.
• Auch hier kann bei grossen Veranstaltungen die Event-App zum Einsatz kommen. Sie liefert Hinweise über Agenda, Räumlichkeiten etc., bietet Kontakte für Fragen und macht Live-Umfragen möglich.

Jetzt geht es darum, allen Gästen und am Anlass Beteiligten noch einmal zu danken. Das stärkt die persönliche Beziehung. 

Nutzen Sie die Nachkommunikation auch, um Erkenntnisse zu gewinnen. Rückmeldungen und Kennzahlen zeigen Ihnen, was gut funktioniert hat und wo Sie beim nächsten Anlass noch besser werden können.

Ihre Werkzeuge:

• Eine Feedback-Umfrage holt die Meinung Ihrer Gäste zum Anlass ab. Lob ist schön, aber gerade die kritischen Rückmeldungen helfen Ihnen dabei, beim nächsten Mal noch besser zu werden.
• E-Mail-Marketing: Dieses Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, erneut mit den Gästen in Kontakt zu treten, zum Beispiel im Hinblick auf Fotos des Anlasses, die nächste Veranstaltung, zusätzliche Informationen zum Thema etc.
• Publizieren Sie Berichte über den Anlass, Videos oder Medienmitteilungen auf Ihrer Website und auf Social Media.
• Oft freuen sich die Gäste über eine Fotogalerie professioneller Fotos, von der sie ihre Bilder herunterladen können. Achten Sie dabei darauf, den Datenschutz transparent zu regeln. Informieren Sie Ihre Gäste klar darüber, wie Daten und Bilder verwendet werden, und holen Sie die nötigen Einwilligungen frühzeitig ein.